اولین قدم برای راه اندازی یک سیستم بایگانی، یافتن فایل اداری مناسب است که مطابق با نیازهای فعلی و آینده شما باشد. در حالی که بسیاری از صنایع بیشتر و بیشتر به سمت سیستم‌های بدون کاغذ حرکت می‌کنند، در برخی موارد، برخی از بخش‌ها و شرکت‌ها همیشه نیاز به ارائه نسخه‌های فیزیکی دارند. از بالاترین سطوح تا جوان‌ترین نقش‌ها، هر جنبه‌ای از هر کسب‌وکاری باید سازماندهی شود تا کارآمد اجرا شود. اگر شما از فایل اداری استفاده نکنید، پیدا کردن یک سند از میان یک عالمه سند بایگانی نشده تقریبا غیر ممکن است
یکی از نکات کلیدی برای سازماندهی یک دفتر، ایجاد یک سیستم بایگانی کارآمد است. در واقع شما برای این کار به یک فایل اداری نیاز دارید. داشتن این وسیله به تنهایی کافی نیست، بلکه نیاز به یک فضا و نیروی انسانی دارد که این تقریبا کار آسانی نیست. در واقع شما باید از قبل پیشبینی تمام جوانب را کرده باشید. در یک مطالعه، ۴۹ درصد از کارکنان اداری گفتند که زمان زیادی را برای مکان یابی اسناد صرف کرده‌اند. تصور کنید وقتی آن کارمندان زمان زیادی را صرف یافتن گزارش یا قرارداد می‌کنند، چقدر از زمان خود را برای کار از دست می‌دهند. اینجاست که اهمیت داشتن فایل اداری با نیروی آموزش دیده کاملا احساس می‌شود
اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که قصد خرید فایل اداری را دارید، اما با توجه به تنوع زیاد مدل‌ها و قیمت‌ها با خرید این وسیله ارزشمند به مشکل برخورده‌اید، اصلا نگران نباشید. ما در این مقاله شما را با انواع فایل اداری آشنا کرده و به شما یک سری نکات مهم را که هنگام خرید فایل اداری باید به آن‌ها توجه داشته باشید را به شما آموزش می‌دهیم
فایل اداری چیست و چه کاربردی دارد؟
فایل اداری یا همان کمد بایگانی قطعه‌ای از مبلمان اداری است که معمولاً برای نگهداری اسناد کاغذی در پوشه‌های پرونده استفاده می‌شود. در ساده ترین حالت، محفظه‌ای برای کشوهایی است که اقلام در آن ذخیره می‌شوند. دو شکل رایج از کمدهای بایگانی فایل‌های عمودی و فایل‌های جانبی هستند. یک کمد فایل عمودی دارای کشوهایی است که از سمت کوتاه کابینت امتداد دارند. یک کمد فایل جانبی دارای کشوهایی است که از سمت بلند کابینت امتداد دارند. در بریتانیای کبیر به این فایل‌های کشویی فیلرهای جانبی نیز می‌گویند. فایل‌های قفسه‌ای نیز وجود دارد که در قفسه‌ها قرار می گیرند. در ایالات متحده معمولاً کمدهای بایگانی به گونه‌ای ساخته می‌شوند که کاغذهای ۸.۵ × ۱۱ را در خود جای دهند و در کشورهای دیگر، فایل‌های بایگانی اغلب برای نگهداری کاغذ در اندازه‌های دیگر مانند کاغذ A4 طراحی می‌شوند
آشنایی با انواع فایل اداری
شما چندین نوع مختلف از کابینت فایل برای انتخاب دارید، همان‌طور که شروع به مقایسه فایل کشویی می‌کنید، به خاطر داشته باشید که هیچ نوع واحدی وجود ندارد که بهتر از بقیه باشد. همه چیز در مورد آنچه است که شما به آن نیاز دارید
- فایل‌های اداری جانبی: کابینت‌های بایگانی جانبی را اغلب در محیط‌های اداری بزرگ می‌بینید، زیرا دارای کشوهای متعدد هستند و می‌توانند اسناد بیشتری را در خود جای دهند. اغلب دارای ویژگی‌های ایمنی ضد انحراف هستند تا اطمینان حاصل شود که می‌توانید کشوها را تا انتها بیرون بکشید بدون اینکه فایل را از دیوار جدا کنید. کابینت‌های جانبی به شما این امکان را می‌دهند تا فایل‌ها را از یک طرف به سمت دیگر تشکیل دهید و اغلب می‌توانند پوشه‌های آویز در اندازه حروف و قانونی را در خود جای دهند
- فایل‌های اداری عمودی: کمدهای بایگانی عمودی فضای کمتری از دیوار را اشغال می کنند، که ممکن است عامل مهمی در یک دفتر کار کوچکتر باشد، اگرچه می‌توانند تعداد زیادی کشو نیز داشته باشند، اما معمولاً به اندازه یک کمد بایگانی جانبی گنجایش ندارند. کشوها معمولاً باریک‌تر هستند و پوشه‌هایی به اندازه حرف را در خود نگه می‌دارند و فایل‌ها را از جلو به عقب مرتب می‌کنید. به احتمال زیاد کابینت‌های فایل عمودی را در دفاتر خانگی یا محیط‌های کاری کوچکتر پیدا خواهید کرد
- فایل‌های اداری سیار: کابینت‌های بایگانی سیار دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد. آن‌ها به راحتی از فضایی به فضای دیگر منتقل می‌شوند و برای افرادی که در یک نقطه نمی مانند اما همیشه نیاز به دسترسی به فایل‌ها دارند بسیار عالی هستند. آن‌ها معمولاً نسبتاً کوچک می‌باشند به هر حال، چرخاندن یک هیولا ۲۳۰ کیلو گرمی دقیقاً به فاکتور راحتی نمی‌افزاید و اغلب در زیر میزها قرار می‌گیرند تا از مسیر خارج نشوند
- فایل‌های اداری قفسه باز: یک کابینت بایگانی قفسه باز که بسیار شبیه به یک قفسه کتاب است، بله درست حدس زدید این وسیله جلوی باز دارد. به جای قرار دادن فایل‌ها در کشوها، این قفسه‌ها را با پوشه‌ها و کلاسورها پر می کنید. اگر انتظار دارید که فایل‌هایتان به میزان قابل توجهی رشد کنند و در هنگام ثبت نیازی به اطلاعات محرمانه نداشته باشید، کابینت‌های قفسه باز می‌توانند گزینه خوبی باشند، زیرا اگر فضای اضافی دارید می‌توانید کتاب‌ها و سایر موارد را در آن ذخیره کنید
- فایل‌های اداری مسطح: کابینت بایگانی مسطح در دسته فایل‌های کمتر رایج قرار می‌گیرد. مواردی مانند طرح‌های اولیه را که به طور منظم در فایل‌های معمولی قرار نمی‌گیرند، در یک سری کشوهای مسطح و کم عمق که روی هم قرار می‌گیرند، نگه می‌دارد. این نوع کابینت از نظر کمیت چندان قابل استفاده نیست، اما اگر به دنبال گزینه‌ای برای نگهداری اقلام و فایل هایی با شکل یا اندازه‌های عجیب و غریب هستید، ممکن است بهترین گزینه برای شما باشد
انواع فایل اداری بر اساس جنس
مانند انواع کمد بایگانی، در مورد مواد مختلفی که فایل‌های اداری از آن‌ها ساخته می شوند، مزایا و معایبی وجود دارد
- فایل روکش لمینت یا چوب: اگر می‌خواهید ظاهری سنتی داشته باشید، اما نمی‌خواهید برای یک مبلمان چوبی جامد پول خرج کنید، کابینت لمینت یا روکش چوبی می‌تواند زیبایی همان چوب واقعی را به شما بدهد. لمینت همچنین می‌تواند در یک رنگ ثابت کاملاً شیک و مدرن به نظر برسد
- فایل‌های اداری چوبی: شما هرگز نمی‌توانید با خرید یک مبلمان چوبی زیبا اشتباه کنید، اما چوب واقعی می‌تواند گران باشد. اگر کارکرد مهمترین دغدغه شماست، به خاطر داشته باشید که چوب معمولاً به اندازه فلز بادوام یا مقاوم در برابر آتش نیست
- فایل‌های اداری فلزی: به طور معمول، کابینت های فایل فلزی، فولادی یا آلومینیومی، جامد، بادوام و برای کارهای سخت طراحی شده‌اند. محفظه‌های بایگانی فلزی به احتمال زیاد در برابر آسیب آتش و آب ایمن هستند و یافتن گزینه‌هایی که در برابر سرقت نیز محافظت می کنند دشوار نیست. آن‌ها همیشه به زیبایی برخی از گزینه های دیگر به نظر نمی‌رسند، اما این مسئله در بسیاری از آپشن‌ها وجود ندارد
- فایل‌های اداری پلاستیکی: سبک وزن و به طور کلی مقرون به صرفه هستند، یک مدل پلاستیکی ممکن است تمام چیزی باشد که نیاز دارید. با این حال، به خاطر داشته باشید که بعید است که پلاستیک مکانیزم‌های قفلی مطمئنی را که در فلز یا چوب پیدا می‌کنید ارائه دهد. همچنین احتمال اینکه در طول زمان پایدار بماند کمتر است و در مقابل فاجعه نیز به اندازه کافی امنیت را ارائه نخواهد کرد
مزایای استفاده از فایل اداری
کمدهای بایگانی مدرن یکی از رایج ترین انواع انبارهای تجاری یا خانگی هستند. از آنجایی که این واحدهای ذخیره سازی عملکردهای مختلفی دارند که عملکرد روزانه را بهبود می بخشد، برای هر خانه یا کسب و کاری ضروری هستند
در اینجا مزایای کلی استفاده از فایل بایگانی مدرن آورده شده است
- این کابینت‌ها می‌توانند اسناد زیادی را بدون اشغال فضای زیادی در خود جای دهند
- ذخیره و دسته‌بندی پوشه‌ها و فایل‌ها ساده است و بازیابی اسناد را نیز ساده‌تر می‌کند و در نتیجه به بهره‌وری دفتر کمک می‌کند
- امکان ذخیره همه فایل‌ها در یک مکان می‌تواند به حداقل رساندن از دست دادن اطلاعات تجاری کمک کند
- کسب و کارها همچنین می‌توانند با انتخاب واحدهای نسوز و قفل شده، امنیت فایل‌های موجود در فایل‌ها را بهبود بخشند
- این کابینت‌ها دارای انواع مختلفی از قفل‌ها هستند که می‌توانند امنیت اطلاعات محرمانه ذخیره شده در آن‌ها را افزایش دهند
برای مشاغلی که بیش از فضای اداری معمولی نیاز دارند، ممکن است این ایده ذخیره سازی مفید باشد
نکات مهمی که قبل از خرید فایل اداری باید به آن‌ها توجه داشته باشید
در مورد فایل‌های بایگانی تنوع زیادی وجود دارد، بنابراین قبل از شروع خرید، کمی وقت بگذارید تا به آنچه نیاز دارید و همچنین جایی که آن را قرار می دهید توجه کنید
- اندازه فایل: این احتمالاً مهمترین عامل در تصمیم گیری شما است و یک بررسی سه بعدی می‌باشد. ابتدا در نظر بگیرید که چه اندازه اسنادی را باید در کشوها قرار دهید. بیشتر آن‌ها در اندازه حروف (۸ ½ x 11 اینچ) یا قانونی (۸ ½ x 14 اینچ) فروخته می‌شوند، بنابراین به اندازه اسنادی که معمولاً پرونده می‌کنید و اینکه آیا می‌توان آن‌ها را تا کرد یا خیر فکر کرده و سپس به فضای ذخیره سازی آن‌ها فکر کنید. در حال حاضر چند مدرک باید در پرونده نگه دارید، آیا این احتمال وجود دارد که ثابت بماند یا افزایش می‌یابد. آیا تعداد مشخصی از کشوها تفاوتی در رویکرد سازمانی شما ایجاد می‌کند، اگر چنین است، به خاطر داشته باشید که کمدهای بایگانی عمودی اغلب کشوهای بیشتری دارند، اگرچه هر کشو کوچکتر است. همچنین از شما می‌خواهد که اندازه و شکل دفتری که در آن قرار می‌گیرد را نیز در نظر بگیرید. کمد بایگانی که می‌خواهید زیر میز قرار دهید، البته باید در آن گوشه قرار گیرد. اگر قصد دارید یک کمد بایگانی بزرگ و جانبی را در امتداد دیوار قرار دهید، مطمئن شوید درب یا میز و صندلی مانع از باز شدن درب فایل نمی‌شود که بتواند به عقب برگردد
- نوع فایل اداری: در سطحی، رایج ترین انواع کمد بایگانی عبارتند از: جانبی، عمودی، متحرک، قفسه باز و تخت. در ابتدای همین مقاله به جزئیات بیشتر در مورد مزایا و معایب هر کدام پرداخته شد
- ایمنی در برابر آتش: مدارک شما چقدر حساس یا ارزشمند است. اگر مهم و غیر قابل تعویض هستند، بهتر است مقداری پول اضافی را برای خرید یک کابینت نسوز خرج کنید که احتمالاً در برابر آب و سرقت نیز مقاوم است
- امنیت فایل‌های اداری: اسناد محرمانه یا هر کاغذی که باید از چشمان کنجکاو دور نگه داشته شود، ممکن است در کمد بایگانی‌ای که می‌توانید آن را قفل کنید، امن ترین باشد. این ویژگی همیشه گنجانده نشده است، بنابراین اگر برای شما مهم است، قبل از خرید دوباره آن را بررسی کنید
- زیبایی شناسی: اگر فقط به یک وسیله کاربردی در اتاق پشتی نیاز دارید، ظاهر کابینت فایل شما ممکن است خیلی مهم نباشد. اما اگر کابینت پرونده شما فضای قابل توجهی را در دفتر شما یا فضایی که مشتریان در آن حضور دارند اشغال کند، ظاهر ممکن است مهم باشد
ملاحظات دیگر: اگر تمام موارد بالا را پشت سر گذاشته‌اید، به شما تبریک می گویم. شما احتمالاً ایده نسبتاً روشنی از آنچه در یک فایل بایگانی نیاز دارید دارید را پیدا کرده‌اید و تقریباً آماده شروع یک خرید جدی شده‌اید. اما ابتدا، فقط چند چیز دیگر وجود دارد که می‌خواهید در مورد آن‌ها بدانید
- وزنه‌های تعادلی: حتی یک کشوی کوچک پر از کاغذ می‌تواند بیش از ۳۵ کیلوگرم وزن داشته باشد. اگر با یک کابینت سوهان جانبی طولانی با چندین کشو کار می‌کنید، فقط تصور کنید که کشوی بالایی چقدر سنگین است. اگر آن را تا انتها بیرون بکشید، چگونه این وزن می تواند بر تعادل کل کابینت تأثیر بگذارد. بله! به همین دلیل وزنه‌های تعادل یک ویژگی مهم هستند، به خصوص در کمدهای بایگانی بزرگتر یا در دفتر خانه که کودکان کوچک ممکن است کشوها را بکشند. این مکانیسم‌ها از انعام، حفظ امنیت شما، اسناد و سایر افراد جلوگیری می‌کند
- اسلاید کشو: اسلایدهای کشو مکانیسم هایی هستند که به کشوهای کابینت شما اجازه می دهند بدون گیر کردن باز و بسته شوند. نکته مهمی که باید بدانید این است که سرسره‌های کشو همگی دارای وزن خاصی هستند و اگر آن‌ها را از آن وزن بیشتر کنید، خطر آسیب رساندن به سرسره‌ها را دارید. مگر اینکه قصد داشته باشید مواد غیرعادی و به طور غیرعادی سنگین را در کابینت بایگانی خود نگهداری کنید، اسلایدهای آسیب دیده نباید نگران کننده باشند
- نوار آویزان در مقابل بلوک فالوور: اگر یک کابینت فایل دارید که امکان آویزان کردن پوشه ها را دارد، دارای میله‌های آویزان است. تا زمانی که کشو خود را بیش از حد پر نکنید، باید بتوانید پوشه‌های آویزان خود را به سمت جلو و عقب یا از این طرف به طرف دیگر بلغزانید، به گونه‌ای که به شما این امکان را می‌دهد به راحتی به یک فایل در کشو دسترسی داشته باشید. بلوک فالوور یک تقسیم‌کننده فلزی است که معمولاً از مکانیزم فنری برای نگه داشتن فایل‌های شما در جای خود استفاده می‌کند، اما بیشتر برای پوشه‌های غیر آویزان استفاده می‌شود
با توجه به نکاتی که گفته شد، می توانید فایل اداری مورد نظر خود را خریداری کنید
