حفاظت و نگهداري از اسناد. عوامل مختلفي از جمله خشكي و رطوبت و دماي زياد، هواي آلوده، حشرات موذي و جوندگان، بلاياي طبيعي، انواع مختلف قارچها، و بيتوجهي كاركنان بايگاني موجب از بين رفتن و غيرقابل استفاده شدن اسناد در آرشيوها و بايگانيها ميشود
يكي از روشهاي پيشگيري از اين حوادث، طراحي ""برنامه حفاظت از اسناد"" است. اين برنامه با استفاده بهينه از روشهاي موجود پيشگيري، خسارات وارده به اسناد، بهويژه اسناد داراي اهميت حياتي را به ميزان قابل توجهي كاهش ميدهد.
اسناد داراي اهميت حياتي به اسنادي گفته ميشود كه باعث استمرار كار سازمان شده و حقوق و منافع سازمان، كارمندان، و عموم مردم را تأمين ميكند و شامل اسناد حسابداري، سوابق كارگزيني و حقوقي كارمندان، قراردادها، قبالهها و اسناد رهن ساختمان، امتياز نامههاي تجاري، اسناد شركتها، نقشههاي ساختماني، و اسناد تحقيقاتي است. براي حفظ و نگهداري اسناد داراي اهميت حياتي بايد از روشهاي انتقال اسناد به جاهاي كم خطر سازمان، تكثير، انتخاب بايگاني مناسب،و استفاده از تجهيزات ويژهاي چون گنجههاي ضدآتش استفاده كرد.
امروزه، مديران اسناد بودجه سرسامآوري را براي يافتن راهحلي در مقابل خطر انفجارات هستهاي، آتشسوزي، سيل، و غفلت كاركنان بايگانيها اختصاص دادهاند، اما معلوم نيست اين روشها تا چه ميزان مؤثر خواهد بود
تحول در مديريت اسناد. با افزايش حجم اطلاعات الكترونيكي، نياز به سيستم جامع براي مديريت منابع اطلاعات فزوني يافته است، به ويژه اطلاعاتي كه در رايانههاي شخصي ذخيره شدهاند. رايانههاي شخصي بدون داشتن شبكه و كنترل مديريت اسناد، فقط قادرند اطلاعات را توليد، استفاده، پيگيري، و حذف كنند. در اين شرايط هر سازمان، تعداد زيادي ديسكت و لوح فشرده در اختيار دارد، ولي نميداند چه اطلاعاتي در آنها ذخيره شده است.
همچنين بهكارگيري نابجاي فناوري، از كارآيي مديريت اسناد ميكاهد، براي مثال تايپ با صفحه كليد رايانه و اتوماسيون اداري هميشه موجب تسريع كار و افزايش بهرهوري نميشود، زيرا پيدايش فناوري نوين نگهداري اسناد، كارمندان اداري و بايگانيها را به كسب دانش فني و تخصصي بيشتر فرا ميخواند. همچنين مديران اسناد نيز به موازات توسعه و تحول مديريت اسناد بايد تواناييهاي خود را تقويت كرده و در زمينه كار با سيستمها و نرمافزارهاي جديد مديريتي و اهداف اداري سازمان، مطالب تازهاي فرا گيرند
امروزه، نرمافزارهاي مختلفي باعنوان ""برنامه مديريت اسناد"" به بازار عرضه شده است كه براي كار در بايگانيهاي اسناد طراحي شدهاند. اين بستههاي نرمافزاري، وظايفي چون پيگيري حمل اسناد، ثبت تاريخهاي توليد، و امحاء و بايگاني اسناد را انجام ميدهند. يكي از اين نرمافزارها داكس نام دارد كه براي توليد، ذخيرهسازي، وتوزيع اسناد الكترونيكي بهكار ميرود. اسناد اين نرمافزار جانشين اسناد كاغذي در ادارات شدهاند، بنابراين، در مصرف كاغذ به نحو چشمگيري صرفهجويي ميشود. تمامي كاركنان سازمان از طريق اين نرمافزار ميتوانند به اسناد دسترسي يابند.
با وجود مزاياي بسيار نرمافزارهاي رايانهاي مديريت اسناد، استفاده از رايانه و نرمافزارهاي رايانهاي در سازمانها مشكلاتي بهبار آورده است. دادههاي رايانهاي در مقابل گردوغبار، گرما، دود، ساييدگي، و جريان ضعيف مغناطيسي و نوسان برق آسيبپذير هستند. همچنين هر كسي توانايي ضبط و بازيابي اطلاعات از آنها را ندارد.
رعايت مقررات ايمني و مسائل حفاظتي مكاتبات از عوامل مهم در اصول حفاظتي بايگاني است. توصيه هاي زير در ارتباط با بايگاني اسناد قابل ملاحظه مي باشد:
1- كاغذ معمولاً از الياف سلولزي تشكيل شود، بدليل مقاومت در برابر رطوبت بالا.
2- تاحد امكان از خشكي زياد محل بايگاني پرونده ها جلوگيري شود.
3- رطوبت مناسب در حد ˚ 22 (بيست و دو درجه) به بالا در نظر گرفته شود.
4- تا حد ممكن در محلي به دور از تأسيسات سازمان يا شركت نگهداري شود.
5- محل نگهداري پرونده ها به نحوي تنظيم شود كه در برابر حوادث طبيعي مقاوم باشد.
6- دستورالعمل حفاظتي براي افراد و كاركنان شاغل در بايگاني تهيه و در اختيار قرار گيرد.
"